Confidentialité

1. Responsable du traitement, champ d'application, aperçu

1.1

Le responsable des traitements de données décrits dans la présente déclaration est la H. Sigrist & Partner AG (ci-après «S&P»), Lauchefeld 31, CH-9548 Matzingen TG, téléphone +41 52 369 30 00.

1.2

Le point de contact pour les questions de protection des données est info@dosiersysteme.ch.

1.3

La présente déclaration s'applique au site Internet www.dosiersysteme.ch et à la boutique en ligne qui y est exploitée, à la relation d'affaires avec les clients, les personnes intéressées et les fournisseurs, aux visites sur le site de Matzingen ainsi qu'aux candidatures. La boutique en ligne s'adresse aux clients en Suisse.

1.4

Elle s'adresse aux personnes physiques, en particulier aux interlocuteurs des clients et des fournisseurs, aux titulaires d'entreprises individuelles, aux visiteuses et visiteurs du site Internet et du site de l'entreprise, aux participants à des formations et aux candidats. Le traitement des données des collaborateurs de S&P n'est pas l'objet de la présente déclaration.

1.5

S&P traite en particulier les données de contact et de base, les données contractuelles, de commande et de facturation, les indications issues des demandes et de la correspondance, les indications techniques sur les installations et les procédés, les données d'accès et d'utilisation du site Internet et du compte client, les enregistrements vidéo de la zone d'entrée et de la place de transbordement des marchandises ainsi que les dossiers de candidature.

1.6

S&P obtient ces données de vous-même ou de tiers, en particulier lorsque des clients ou des fournisseurs vous annoncent comme interlocuteur, lors de contacts pris sur des salons ainsi que dans des registres et des répertoires accessibles au public.

1.7

Sont déterminantes la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et l'ordonnance sur la protection des données (OPDo). Si S&P offre des biens et des services à des personnes qui se trouvent dans l'Espace économique européen ou si S&P y observe leur comportement, le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD) s'applique en outre ; le ch. 13 s'applique à cet égard.

1.8

Vos droits et la manière de les faire valoir figurent au ch. 12.

2. Site Internet, commandes et compte client

2.1

Lors de la consultation du site Internet, le serveur enregistre des indications techniques, en particulier l'adresse IP, la date et l'heure de l'accès, les pages et les fichiers consultés, le type de navigateur, le système d'exploitation et la page visitée auparavant.

2.2

Ces indications servent à l'exploitation du site Internet, à la sécurité des systèmes, à la recherche d'erreurs et à la prévention des abus. La conservation est régie par le ch. 11.

2.3

S&P traite les indications provenant des formulaires de contact, des demandes de prix et des demandes d'offre envoyées depuis le panier pour répondre à la demande et pour la communication qui s'ensuit.

2.4

Le site Internet enregistre les derniers produits que vous avez consultés et vous les affiche à nouveau sur d'autres pages si vous êtes connecté.

2.5

Un compte client n'est activé que pour les entreprises, les personnes morales et les personnes agissant à titre professionnel. S&P vérifie à cet effet chaque enregistrement et traite les indications fournies sur l'entreprise, sur son activité et sur la personne qui agit pour elle.

2.6

S&P peut refuser l'activation et bloquer un compte existant. S&P conserve les mentions de vérification et de blocage afin de pouvoir rattacher un nouvel enregistrement.

2.7

Les connexions au compte client sont journalisées. Les journaux servent à la sécurité et au rattachement des commandes au compte.

2.8

Les champs obligatoires sont signalés dans les formulaires. Sans ces indications, l'enregistrement, la commande ou la demande ne peuvent pas être traités.

3. Cookies, consentement et services utilisés

3.1

Le site Internet utilise des cookies et des technologies comparables.

3.2

Le site Internet requiert des cookies techniquement nécessaires, en particulier pour la session, la connexion et le panier, pour la protection des formulaires contre les saisies automatisées et pour l'enregistrement de votre décision en matière de consentement. Vous pouvez bloquer ou supprimer ces cookies dans votre navigateur ; des parties essentielles du site Internet ne fonctionneront toutefois plus.

3.3

S&P n'utilise les services de statistique et de marketing ainsi que les vidéos intégrées qu'après que vous y avez consenti. Il en va de même pour la liste de souhaits tant que vous n'êtes pas connecté.

3.4

Vous pouvez modifier votre décision en tout temps au moyen des «Paramètres des cookies» au pied de chaque page. Une révocation produit effet pour l'avenir.

3.5

S&P utilise les services suivants sur le site Internet :

– bunny.net, BunnyWay d.o.o., Slovénie ; livraison d'images et d'autres fichiers ; techniquement nécessaire ; bunny.net reçoit à cette occasion votre adresse IP ; c'est en règle générale un centre de données proche de vous qui répond à la requête ;

– Google Fonts, Google Ireland Limited, Irlande ; livraison des polices de caractères ; chargé lors de la consultation de chaque page ; Google reçoit à cette occasion votre adresse IP ; traitement également aux États-Unis ;

– Google reCAPTCHA, Google Cloud EMEA Limited, Irlande ; protection des formulaires contre les saisies automatisées ; techniquement nécessaire ; Google reçoit à cette occasion, sur chaque page, votre adresse IP ainsi que des indications sur le navigateur, l'appareil et l'utilisation de la page ; traitement également aux États-Unis ;

– Google Analytics, Google Ireland Limited, Irlande ; évaluation de l'utilisation du site Internet sous forme de statistiques ; uniquement avec votre consentement ; traitement également aux États-Unis ;

– Google Tag Manager, Google Ireland Limited, Irlande ; intégration de services de statistique et de marketing ; uniquement avec votre consentement ; traitement également aux États-Unis ;

– YouTube, Google Ireland Limited, Irlande ; lecture de vidéos intégrées ; uniquement avec votre consentement ; traitement également aux États-Unis.

3.6

Le dialogue de consentement indique quelles fonctions appartiennent à quel groupe. Selon leur finalité, les cookies du site Internet restent enregistrés jusqu'à la fin de votre visite ou pendant 30 jours au maximum, ceux de Google Analytics pendant 2 ans au maximum. Les cookies que Google dépose dans le cadre de reCAPTCHA et de YouTube restent en règle générale enregistrés pendant 6 mois au maximum. Pour Google Fonts et YouTube, Google traite les données sous sa propre responsabilité ; les informations de Google sur la protection des données s'appliquent à cet égard. Les autres fournisseurs traitent les données sur mandat de S&P.

3.7

Le ch. 10 s'applique à la communication à l'étranger. Google LLC, établie aux États-Unis, est certifiée selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

4. Demandes, offres, contrats et livraison

4.1

S&P traite votre demande et les indications transmises à cette occasion en vue du conseil et de l'établissement d'une offre. En font également partie les indications techniques sur le fluide, le substrat, l'installation et le procédé.

4.2

Pour les contrats et les commandes, S&P traite les indications relatives à la confirmation de commande, à la livraison, à la facturation et à la comptabilité.

4.3

Pour l'expédition et l'exportation, S&P traite les indications relatives au destinataire des marchandises et à l'interlocuteur à aviser ainsi que les données d'envoi et de douane. L'exécution de l'exportation est régie par le ch. 5.1 des Conditions générales.

4.4

Avant une exportation, des collaborateurs formés vérifient manuellement si le partenaire commercial ou la marchandise sont visés par des prescriptions en matière de sanctions et d'embargo.

4.5

S&P traite les données de contact des fournisseurs et des fabricants pour l'approvisionnement, pour l'exécution des commandes et pour clarifier des questions techniques.

4.6

Le ch. 10 indique qui reçoit les données.

5. Paiement, solvabilité, rappels et réserve de propriété

5.1

S&P propose l'achat sur facture et le paiement anticipé. Les données de cartes de crédit et de comptes de paiement ne sont pas traitées.

5.2

Avant l'acceptation d'une commande et avant une livraison, S&P peut apprécier la solvabilité. Elle se fonde exclusivement sur les expériences de paiement propres à S&P issues de la relation d'affaires antérieure, enregistrées comme évaluation dans le système de gestion des marchandises de S&P. S&P ne demande à cet effet aucun renseignement auprès d'agences de renseignements économiques.

5.3

Si l'appréciation est négative, S&P peut exiger un paiement anticipé ou des sûretés ou refuser la commande. Une telle décision n'est pas prise de manière exclusivement automatisée ; elle est vérifiée par une personne.

5.4

En cas de défaut de paiement, S&P traite les données pour les rappels, la poursuite et le recouvrement judiciaire. S&P ne fait pas appel à une société d'encaissement. Les destinataires peuvent être des offices des poursuites et des faillites, des tribunaux ainsi que des avocates et avocats.

5.5

Pour garantir les créances ouvertes, S&P fait inscrire la réserve de propriété selon le ch. 17.2 des Conditions générales au registre des pactes de réserve de propriété au siège du client (art. 715 CC). Ce registre est public. L'inscription est radiée après paiement intégral.

6. Service, réparation, télémaintenance, formation et essais

6.1

Pour les interventions de service, S&P traite les indications relatives aux interlocuteurs, à l'accès et à l'annonce sur le site, les rapports de service avec la signature, le temps saisi et les frais ainsi que les photos de la situation de montage.

6.2

Lors de la prise en charge d'une réparation, S&P traite les indications relatives aux fluides et aux substances dangereuses utilisés ainsi que la confirmation du nettoyage et de la décontamination selon le ch. 11.6 des Conditions générales, y compris le nom de la personne qui confirme.

6.3

Pour la télémaintenance et l'accès à distance, S&P traite les identifiants d'accès et les journaux de session. S&P n'accède alors qu'aux données de machine et de procédé nécessaires au dépannage, par exemple les géométries de déplacement et les paramètres de commande. Si celles-ci contiennent exceptionnellement des données personnelles dont le client est responsable, S&P agit sur mandat du client et selon ses instructions.

6.4

Pour les formations et les instructions, S&P traite les listes de participants et les preuves de l'instruction effectuée.

6.5

Pour les essais dans l'atelier d'essais, S&P traite les indications de la personne mandante ainsi que les protocoles d'essai et les rapports.

6.6

Les rapports de service ainsi que les preuves d'instruction et d'essai servent en même temps de preuve en cas de responsabilité. Leur conservation est régie par le ch. 11.

7. Publicité, newsletter, salons et opposition

7.1

S&P n'envoie la newsletter qu'aux personnes qui s'y sont inscrites et qui ont confirmé leur inscription au moyen du lien qui leur a été envoyé. S&P conserve la preuve de l'inscription.

7.2

Chaque message contient un lien de désinscription. La désinscription est possible en tout temps et sans frais.

7.3

S&P ne mesure pas si un message est ouvert ni quels liens sont cliqués.

7.4

S&P traite les contacts issus de salons et d'entretiens pour le suivi des personnes intéressées et pour le rattachement dans le système clients.

7.5

S&P ne publie les références, les photos d'installations et les prises de vue de l'atelier d'essais qu'avec l'accord du client. Si des personnes sont reconnaissables, S&P recueille leur consentement.

7.6

S&P exploite des présences sur LinkedIn, Facebook et Instagram. S&P y traite les contributions, les commentaires et les messages que vous lui adressez.

7.7

Si les plateformes établissent des statistiques agrégées à partir de la visite des présences de S&P, S&P en est responsable conjointement avec l'exploitant de la plateforme. Ces statistiques ne permettent aucune conclusion sur une personne déterminée. La manière dont les plateformes traitent au surplus des données personnelles à leurs propres fins relève d'elles seules ; leurs propres informations sur la protection des données s'appliquent à cet égard. S&P n'a pas accès aux données que les plateformes détiennent à votre sujet.

7.8

Vous pouvez vous opposer en tout temps et sans motif au traitement de vos données à des fins publicitaires. S&P cesse alors le traitement à cette fin. Un message à info@dosiersysteme.ch suffit.

8. Visites sur le site et vidéosurveillance

8.1

Les visiteuses et visiteurs s'annoncent à la réception. S&P traite à cette occasion le nom, l'entreprise et l'heure de la visite.

8.2

S&P surveille la zone d'entrée et la place de transbordement des marchandises en dehors des heures d'exploitation au moyen de caméras vidéo. Les autres secteurs et le reste du terrain extérieur ne sont pas surveillés.

8.3

La surveillance a pour but la protection de la propriété, des marchandises et des installations ainsi que l'élucidation des vols et des dommages à la propriété.

8.4

Aucune surveillance du comportement des collaborateurs à leur place de travail n'a lieu.

8.5

Les enregistrements sont écrasés en continu et effacés après 14 jours au plus tard. Cette durée garantit qu'un incident peut encore être élucidé pendant les vacances d'entreprise.

8.6

Seule la direction peut consulter les enregistrements. En cas d'événement, S&P remet des enregistrements à la police, aux autorités de poursuite pénale et à l'assurance.

8.7

S&P signale la vidéosurveillance aux endroits surveillés.

9. Candidatures

9.1

Les candidatures sont adressées à info@dosiersysteme.ch. Pour la procédure, S&P traite les dossiers remis, les indications issues des entretiens et l'appréciation de l'aptitude.

9.2

S&P ne demande de renseignements auprès des employeurs précédents et des personnes de référence qu'avec votre consentement préalable.

9.3

S&P n'exige aucune indication sur la santé, la religion, les opinions politiques ou l'appartenance syndicale. De telles indications ne sont pas nécessaires à l'appréciation de l'aptitude.

9.4

Si aucun rapport de travail n'est conclu, S&P efface ou détruit les dossiers dans les 6 mois qui suivent la clôture de la procédure.

9.5

Une conservation plus longue en vue de postes vacants ultérieurs n'a lieu qu'avec votre consentement et dure 2 ans au maximum. Vous pouvez révoquer le consentement en tout temps.

9.6

Les ch. 9.1 à 9.5 s'appliquent également aux candidatures spontanées.

10. Destinataires, communication à l'étranger et sécurité des données

10.1

Les destinataires sont en particulier :

– les fournisseurs de prestations informatiques, d'hébergement et de services en nuage pour le site Internet et la gestion des marchandises ; le site Internet est hébergé en Allemagne ;

– Microsoft Ireland Operations Limited pour la messagerie électronique et le stockage des données dans Microsoft 365 ;

– les prestataires de transport, de logistique et de douane ;

– la fiduciaire chargée de la comptabilité et les banques ;

– les offices des poursuites, les tribunaux et les autorités ainsi que les avocates et avocats ;

– les fabricants et les fournisseurs en amont en cas de support et de garantie ;

– le prestataire chargé de l'envoi de la newsletter ;

– les fournisseurs mentionnés au ch. 3.

10.2

Les prestataires qui traitent des données personnelles sur mandat de S&P sont contractuellement liés par les instructions de S&P et astreints aux mêmes exigences de confidentialité et de sécurité.

10.3

Des données personnelles peuvent également être traitées hors de Suisse, en particulier dans des États de l'Espace économique européen, au Royaume-Uni et aux États-Unis. En cas de livraison de marchandises, le pays de destination concerné s'y ajoute.

10.4

Si l'État destinataire dispose d'une protection des données adéquate reconnue par le Conseil fédéral, la communication se fonde sur cette reconnaissance. Pour les États-Unis, cela ne vaut que pour les destinataires certifiés selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Sinon, S&P assure la protection par des garanties appropriées, en règle générale par des clauses types de protection des données.

10.5

En cas de livraison de marchandises dans des États sans protection des données reconnue comme adéquate, la communication se fonde sur l'exception légale selon laquelle la communication est nécessaire à l'exécution du contrat.

10.6

S&P protège les données personnelles traitées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, en particulier par des autorisations d'accès selon la fonction, une transmission chiffrée, un stockage sécurisé des données, une actualisation continue des systèmes utilisés et une sauvegarde régulière des données. Une sécurité absolue contre les attaques de tiers et contre les pannes des systèmes utilisés n'existe pas et n'est pas garantie.

11. Conservation et effacement

11.1

S&P conserve les livres de comptes, les contrats, les factures et la correspondance commerciale pendant 10 ans (art. 958f CO).

11.2

S&P conserve pendant 10 ans à compter de la prestation les documents qui servent de preuve en cas de responsabilité, en particulier les rapports de service ainsi que les preuves d'instruction et d'essai.

11.3

S&P efface plus tôt les données de courte durée : les données des journaux du serveur après 3 mois, les données relatives à des visiteurs individuels dans Google Analytics après 14 mois au plus tard, les enregistrements vidéo après 14 jours, les journaux de la télémaintenance après 12 mois.

11.4

S&P traite jusqu'à la révocation les données qui reposent sur un consentement, en particulier pour la newsletter et pour la conservation des dossiers de candidature.

11.5

Une conservation plus longue est réservée dans la mesure où elle est nécessaire à l'exercice ou à la défense de prétentions juridiques.

11.6

À l'expiration du délai, S&P efface ou anonymise les données.

12. Vos droits

12.1

Vous pouvez demander des renseignements sur le point de savoir si S&P traite des données personnelles vous concernant et lesquelles.

12.2

Vous pouvez faire rectifier des données inexactes.

12.3

Vous pouvez demander l'effacement ou la destruction de vos données.

12.4

Vous pouvez exiger qu'un traitement déterminé ou une communication à des tiers n'ait pas lieu, et vous pouvez exiger qu'une mention de contestation soit apposée.

12.5

Vous pouvez demander la remise des données que vous avez communiquées à S&P ou leur transfert à un autre organisme.

12.6

Vous pouvez révoquer en tout temps un consentement donné, avec effet pour l'avenir.

12.7

Le ch. 7.8 s'applique à l'opposition à la publicité.

12.8

Adressez-vous pour cela à info@dosiersysteme.ch. S&P donne suite à votre demande gratuitement et en règle générale dans les 30 jours. Vous n'avez pas à indiquer de motif.

12.9

S&P peut exiger une preuve de votre identité avant de fournir des renseignements ou de remettre des données.

12.10

S&P peut refuser, restreindre ou différer les renseignements selon le ch. 12.1 ainsi que la remise ou le transfert selon le ch. 12.5 lorsqu'une loi le prévoit, lorsque des intérêts prépondérants de tiers l'exigent, lorsque la demande est manifestement infondée ou procédurière ou lorsque des intérêts propres prépondérants l'exigent et que S&P ne communique pas les données concernées à des tiers.

12.11

S&P ne peut refuser une rectification selon le ch. 12.2 que dans la mesure où une prescription légale interdit la modification.

12.12

S&P peut opposer à l'effacement selon le ch. 12.3 et à l'exigence selon le ch. 12.4 une obligation légale de conservation selon le ch. 11 ou un intérêt prépondérant à l'exercice ou à la défense de prétentions juridiques.

12.13

Vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

13. Indications supplémentaires pour les personnes se trouvant dans l'Espace économique européen

13.1

Le présent chiffre s'applique dans la mesure où le RGPD est applicable à un traitement. Pour les traitements qui se rattachent à une présence en Suisse, en particulier l'annonce des visites et la vidéosurveillance selon le ch. 8, seul le droit suisse de la protection des données s'applique.

13.2

S&P fonde le traitement sur l'exécution du contrat dans la mesure où vous êtes vous-même partie au contrat, ainsi que sur des mesures précontractuelles prises à votre demande.

13.3

S&P fonde le traitement sur des intérêts légitimes pour le suivi des interlocuteurs de ses clients entreprises et de ses fournisseurs, pour la tenue du système clients, pour l'exploitation du site Internet, y compris les services selon le ch. 3.5 qui fonctionnent sans votre consentement, pour la sécurité des systèmes, pour la prévention des abus, pour l'appréciation de la solvabilité, pour la publicité auprès des clients existants, pour l'exercice de prétentions juridiques ainsi que pour la conservation selon le droit suisse.

13.4

S&P fonde le traitement sur votre consentement pour les services et fonctions selon le ch. 3.3 ainsi que pour la newsletter.

13.5

S&P fonde le traitement sur une obligation légale dans la mesure où une telle obligation existe selon le droit de l'Union ou d'un État membre.

13.6

En plus des droits selon le ch. 12, vous pouvez demander la limitation du traitement.

13.7

Droit d'opposition selon l'art. 21 RGPD : vous pouvez, pour des raisons tenant à votre situation particulière, vous opposer en tout temps à un traitement que S&P fonde sur un intérêt légitime selon le ch. 13.3. S&P ne traite alors plus ces données, à moins que S&P ne démontre des motifs impérieux et dignes de protection qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou que le traitement ne serve à la constatation, à l'exercice ou à la défense de prétentions juridiques. Si le traitement vise la publicité directe, vous pouvez vous y opposer en tout temps et sans indication de motifs ; S&P cesse alors dans tous les cas le traitement à cette fin.

13.8

Vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente pour vous, en particulier à votre domicile, à votre lieu de travail ou au lieu de la violation présumée.

13.9

Pour la communication à destination d'États situés hors de l'Espace économique européen, S&P se fonde sur des décisions d'adéquation de la Commission européenne, par exemple pour la Suisse, et, pour les États-Unis, sur la certification du destinataire selon l'EU-U.S. Data Privacy Framework. En l'absence d'une telle décision, S&P utilise des clauses types de protection des données de la Commission européenne ou se fonde, en cas de livraison de marchandises, sur le fait que la communication est nécessaire à l'exécution du contrat. Vous pouvez demander une copie des garanties au point de contact selon le ch. 1.2.

14. Modifications, version et langue déterminante

14.1

S&P peut modifier la présente déclaration lorsque les traitements de données, les services utilisés ou les exigences légales changent.

14.2

La version publiée sur www.dosiersysteme.ch/datenschutz fait foi dans sa teneur du moment.

14.3

La version allemande de la présente déclaration fait foi. Les traductions servent à l'information.

14.4

Les Conditions générales s'appliquent en outre aux contrats conclus avec S&P.

H. Sigrist & Partner AG

Matzingen, le 1er octobre 2026